työhaastattelu

Miten toteutat rekrytointihaastattelun etänä?

Kirjoittaja: Kirsi Laine

Digitaalisuus on mahdollistanut rekrytointi- ja henkilöarviointihaastattelujen vaivattoman toteutuksen siten, että kasvotusten tapaaminen ei ole välttämätöntä eikä silti tarvitse luopua laadukkaasta haastattelusta. Olen toteuttanut virtuaalisovellusten avulla haastatteluja useita vuosia ja nyt haluankin jakaa omat vinkkini sinulle, kun todennäköisesti koronavirustilanne vaikuttaa suuresti ihmisten mahdollisuuksiin saapua tapaamisiin.

Rekrytointi- ja henkilöarviointihaastattelusta saa kasvotusten toteuttavaa haastattelua vastaavan ja yhtä lailla informatiivisen, kun pitää mielessä muutaman ohjeen. Tässä vinkkini sinulle.

TEKNISESTÄ TOTEUTUKSESTA

  1. Testaa käyttämäsi sovellus etukäteen ja selvitä, onko sovelluksella jotain selain- tai laiterajoitteita. Testaa tietokoneellasi videokuvan näkyvyys ja äänen kuuluvuus. Jos mahdollista, käytä kuulokkeita, jotka poistavat ympärillä olevaa hälyä.
  2. Kun lähetät haastateltavalle linkin sovellukseen, varmista, että hänellä on tieto selain- tai laiterajoitteista. Jotkut sovellukset eivät toimi tietyillä selaimilla, ja toisissa organisaatioissa voi olla rajoitteita sen suhteen, mitä sovelluksia on luvallista käyttää.
  3. Varmista myös, että teillä molemmilla on mahdollisimman vakaa ja nopea nettiyhteys, sillä videokuva vie ”kaistaa” ja voi aiheuttaa yhteyden pätkimistä. Olisi tärkeää kyetä toteuttamaan ainakin pääosa haastattelusta videokuvan kanssa. Olisi hyvä, jos haastateltava käyttäisi myös tablettia tai tietokonetta, sillä älypuhelimen näyttöruudulta hänen voi olla vaikea nähdä mahdollisia graafisia osuuksia, jos niitä haluat käyttää.
  4. Varaa haastatteluun hieman normaalia enemmän aikaa, jotta pystyt taklaamaan mahdolliset ongelmat, kuten videokuvaa ei saada näkyviin, ääni saattaa kaikua tai ääntä ei saada kuuluviin. Itse varaan henkilöarviointihaastatteluihin puolitoista tuntia ja se on ollut minulle sopivan pituinen aika.
  5. Hyviä haastatteluun soveltuvia sovelluksia ovat esim. Microsoft Teams, Whereby.com, Zoom, Google Hangouts. Näistä on saatavilla maksuttomia ja maksullisia versioita. Zoom on näppärä, mutta maksuton versio mahdollistaa ainoastaan 40 minuutin yhtäjaksoisen tapaamisen. Tämä ei yleensä ole henkilöarviointihaastatteluja ajatellen riittävä aika. Whereby.com on näppärä eikä siinä ole aikarajoitteita. Google Hangouts on maksuton, mutta edellyttää Google-palveluiden käyttämistä. Varmista, että käyttämälläsi sovelluksella voi jakaa myös näytön, jos haluat näyttää testiprofiilin haastateltavalle näytöltäsi.Varmista käyttämäsi palvelutarjoajan tietosuoja- ja rekisteriseloste, jotta yhteys on suojattu ja tietojen säilytyksessä noudatetaan GDPR:n ohjeistuksia. Kaikilla yllämainituilla toimijoilla tietosuoja- ja rekisteriselosteet ovat asianmukaiset.Vaikka edellä on pitkä lista teknisen toteutuksen näkökulmasta huomioitavia asioita, ei näiden suhteen yleensä tule ongelmia. Halusin kuitenkin listata nämä, sillä alussa jos etähaastattelut ovat sinulle uusi asia, voivat pienetkin asiat tuntua suurilta. Ei huolta! Useimmiten haastattelut onnistuvat täysin ilman teknisiä haasteita ja voidaan keskittyä rauhassa haastatteluun ja tiedonkeruuseen. Kun olet saanut tapaamisen alkuun, kuva ja ääni toimii hyvin, on aika aloittaa haastattelu.

HYVÄN HAASTATTELUKOKEMUKSEN TUOTTAMINEN

Seuraavat seikat kannattaa huomioida hyvän haastattelukokemuksen aikaansaamiseksi.

1. Luo alussa struktuuri tilanteelle kertomalla, miten aiot varatun ajan käyttää. Tämä toimii myös kontaktin luomisen apuna ja pääsette ”tutustumaan”. Kerro, jos teet muistiinpanoja samalla tai katsot tulosteista haastateltavan cv:tä tai testituloksia. Näin luot luottamusta tilanteessa. Haastattelun alussa sinä luot perustan dialogille, ja tähän kannattaa käyttää vähän aikaa. Itse käytän tähän noin viisi minuuttia, riippuen kuinka paljon haastateltava vaikuttaa tarvitsevan, jotta keskustelu on luontevaa.

2. Kun käyt läpi haastateltavan kanssa hänen testituloksiaan, suunnittele etukäteen, jaatko näytön hänelle, jolloin voitte katsoa samaa näkymää aivan kuten kasvotusten tapahtuvassa tapaamisessa. Itse olen kokenut tämän tavan hyväksi. Pystyn näyttämään hakijalle erilaisia kohtia tulosgraafeista näytön hiiren avulla samaan tapaan kuin kasvotustenkin tekisin. Hakijan kuva näkyy koko ajan sivussa, ja näen hänen reaktioitaan ja ilmeitään haastattelun edetessä. Toinen vaihtoehto on lähettää haastateltavalle etukäteen hänen testituloksensa, jolloin molemmilla on sama tieto saatavilla.

3. Valmistele etukäteen asiat, joita haluat haastateltavalta kysyä. Pidä mielessä rekrytoinnin ja arvioinnin kriteerit ja selvitä tarvittavat kompetenssit henkilöarvioinnin testitulosten valossa.

4. Kerro haastateltavalle, miten prosessi etenee haastattelun jälkeen. Kenelle raportoit arvioinnin tuloksista, teetkö erillisen kirjallisen yhteenvedon, jonka hän saa myöhemmin, vai riittääkö testitulosten automaattiraportit yhdistettynä suulliseen yhteenvetoon. Nämä asiathan kertoisit joka tapauksessa hänelle, joten niiden läpikäyminen on tärkeää myös etähaastattelussa.

LOPUKSI

Itse asiassa digitaalisin apuvälinein toteutettava haastattelu ei eroa kasvotusten toteutettavasta haastattelusta juuri lainkaan, kun olet sinut tekniikan ja näytöltä esitettävien asioiden käytänteiden kanssa. Moni haastateltava on antanut spontaania palautetta siitä, kuinka vaivaton ”tapaaminen” oli ja kuinka helppoa siinä oli käydä asioita läpi. Tässä ei ole ollut eroja puheliaiden tai varautuneempien haastateltavien kanssa.

Tärkeää on käyttää päteviä ja laadukkaita testimenetelmiä, joiden tuottama tieto on luotettavaa. Haastattelijalta tilanne edellyttää intensiivistä keskittymistä ja fokusoitumista tilanteeseen. Kun aistikanavia on käytössä rajatusti, pystyt fokusoitumaan olennaiseen ja tekemään tarkkojakin huomioita.

Kannustan sinua rohkeasti lähtemään etähaastattelujen toteutukseen. Ota vaikka muutama harjoitushaastattelu tuttavan kanssa, jotta saat varmuutta käytännön prosessiin. Etähaastatteluissa on merkittävä hyöty niiden ajan ja kustannusten säästön muodossa. Ja kun laadusta ei tarvitse tinkiä, niin miksipä ei ainakin kokeilisi?

Jos sinulla on muita vinkkejä ja omia kokemuksia, kerro ihmeessä niistä. Löydät minut sosiaalisen median kanavista ja otan mielelläni vastaan kommentteja, palautetta sekä myös kysymyksiä.